Smart Working Pubblica Amministrazione: opportunità e sfide
Come sta cambiando il lavoro con lo smart working Pubblica Amministrazione: vantaggi, svantaggi e l’imminente futuro nel Settore Pubblico
INDICE
– Vantaggi e Svantaggi dello Smart Working Pubblica Amministrazione
– Le normative che regolano il lavoro agile PA
– Smart working Pubblica Amministrazione: il futuro tra innovazione ed efficienza
Il lavoro agile, o smart working, ha segnato una svolta nella Pubblica Amministrazione, consentendo l’attività lavorativa da remoto, per aumentare la competitività e facilitare la conciliazione tra vita e professione.
Nel settore privato lo smart working è nettamente più consolidato rispetto al pubblico: nel 2024, infatti, lavorano in smart circa 3 milioni di persone, quasi tutte nelle aziende private.
Al contrario, lo smart working Pubblica Amministrazione negli ultimi anni è notevolmente diminuito. Effettivamente dal 1° gennaio 2024 il lavoro agile PA si è formalmente concluso, anche se restano possibili accordi individuali e misure organizzative per i lavoratori più vulnerabili, sempre previa intesa con i dirigenti.
In questo articolo faremo una panoramica sull’argomento e vedremo insieme quale è l’imminente futuro dello smart working Pubblica Amministrazione.
Vantaggi e Svantaggi dello Smart Working Pubblica Amministrazione
Lo Smart Working Pubblica Amministrazione ha molti benefici, primo tra tutti riuscire a gestire meglio il work-life balance, grazie al risparmio di tempo e denaro legato agli spostamenti. Inoltre, è stato dimostrato che il lavoro in smart ha un impatto positivo sulla serenità e sulla produttività dei dipendenti. Altri aspetti positivi sono:
- valorizzazione del tempo e migliore qualità di lavoro;
- abbattimento dei costi legati agli spostamenti;
- maggiore autonomia e responsabilità del dipendente;
- aumento della produttività del dipendente, con la possibilità di lavorare ovunque;
- maggiore sostenibilità ambientale;
- riduzione dei costi aziendali.
E gli svantaggi? Se dovessimo individuarne alcuni, questi potrebbero includere l’isolamento sociale, la difficoltà nel separare la sfera lavorativa e quella privata, le distrazioni domestiche e i possibili problemi tecnici o di comunicazione.
Tuttavia, gli svantaggi del lavoro agile PA sono ampiamente compensati dai vantaggi e possono essere gestiti efficacemente adottando buone pratiche come una pianificazione del tempo accurata, l’utilizzo di strumenti tecnologici adeguati e la creazione di momenti dedicati al contatto sociale. Poche semplici strategie che possono cancellare ogni dubbio.
Una soluzione efficace per lo smart working Pubblica Amministrazione potrebbe essere anche quella di non lavorare da remoto per il 100% del tempo, ma limitare il lavoro agile a due giorni a settimana. In questo modo, si ridurrebbe il rischio di isolamento sociale e il lavoro potrebbe essere monitorato con maggiore facilità!
Strumenti digitali essenziali per lo Smart Working Pubblica Amministrazione
Per mantenere una coesione con il team durante lo smart working Pubblica Amministrazione, è essenziale utilizzare strumenti digitali adeguati. Questi dispositivi non solo facilitano la comunicazione, ma supportano anche la collaborazione e l’organizzazione del lavoro. Scopriamo insieme i più utili:
- Strumenti di comunicazione: piattaforme come Slack o Microsoft Teams che, insieme a servizi di videoconferenza come Zoom e Google Meet, permettono di restare in contatto in modo rapido ed efficiente.
- Strumenti di collaborazione e gestione progetti: applicazioni come Asana, Trello e Notion sono ideali per pianificare e monitorare le attività del team, consentendo una gestione del flusso di lavoro e delle scadenze chiare.
- Archiviazione e condivisione di file: Google Drive, Dropbox e OneDrive offrono soluzioni sicure per l’archiviazione e la condivisione di documenti, garantendo collaborazione in tempo reale.
- Strumenti di time tracking: per monitorare l’orario di lavoro e migliorare la gestione del tempo, strumenti come Toggl Track, Clockify, Time Doctor e Shifts – un’estensione di Microsoft Teams –possono ottimizzare la produttività.
Utilizzando questi strumenti, le imprese possono garantire un ambiente di lavoro agile PA più connesso e produttivo.
Le normative che regolano il lavoro agile PA
Dalla pandemia in poi, si sente sempre più parlare di lavoro agevole, che ha segnato una svolta nel panorama lavorativo italiano sia nel privato che nel pubblico. Lo smart working Pubblica Amministrazione ha avuto infatti un andamento costante, con il picco più alto durante l’emergenza sanitaria. Le direttive introdotte negli ultimi anni sembravano aprire la strada a una maggiore flessibilità e modernizzazione del lavoro.
Facciamo ora una panoramica delle normative principali e dei loro punti salienti:
La legge n. 81/2017 ha stabilito le basi dello smart working Pubblica Amministrazione, consentendo ai dipendenti di svolgere parte delle loro mansioni da remoto, al di fuori dell’ufficio, avvalendosi di strumenti tecnologici.
L’emergenza sanitaria dovuta al COVID-19, in seguito, ha accelerato notevolmente l’adozione del lavoro agile PA. Con il Decreto Rilancio, è stato stabilito che almeno il 50% del personale pubblico potesse lavorare in modalità agile, semplificando le procedure per far fronte alla pandemia.
Questo ha reso evidente che lo smart working, inizialmente visto come un’eccezione, fosse invece una necessità e una risorsa indispensabile per superare il complicato periodo storico!
Un passo fondamentale in questo percorso è stato l’introduzione del Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA) con la legge n. 77/2020. Così, ogni pubblica amministrazione ha permesso ad almeno il 60% dei suoi dipendenti di lavorare da remoto, sempre che le loro mansioni lo consentissero.
La Legge 4 agosto 2022, n. 122, parte integrante del PNRR e il DM 22 agosto 2022 n. 149, hanno ulteriormente consolidato queste misure, stabilendo le linee guida per la regolamentazione dello smart working ordinario e mantenendolo anche al di fuori delle situazioni emergenziali.
Tuttavia, dal 1° gennaio 2024, c’è stato un cambiamento significativo: sebbene lo smart potesse offrire una certa flessibilità, suscitava ancora una certa dispiacevole incertezza. Il lavoro agile PA, infatti, si è formalmente concluso nel 2023. Nonostante ciò, c’è stata una proroga fino al 31 marzo 2024 per i genitori con figli minori di 14 anni e per i lavoratori fragili del settore privato.
L’aggiornamento per i dipendenti statali era atteso nel decreto Milleproroghe, ma poiché non è stata approvato, il Ministro della Funzione Pubblica, Paolo Zangrillo, ha emesso una direttiva il 29 dicembre, tutt’ora valida: ad oggi, durante il mese di ottobre del 2024, sono ancora permessi accordi individuali e misure organizzative per i lavoratori più vulnerabili e fragili. Nessun riferimento, però, ai genitori con figli minori di 14 anni.
Lavoro agile PA oggi
In sintesi, oggi lo smart working Pubblica Amministrazione dipende da “accordi individuali sottoscritti con il dirigente”, come specificato nella direttiva. Speriamo che in futuro si possano adottare politiche più inclusive che permettano a tutti di godere dei benefici del lavoro agile PA.
Ci sono, però, degli ottimi esempi di conciliazione Pubblica Amministrazione-smart working:
La regione Emilia-Romagna, con circa 4000 dipendenti, ha deciso di potenziare la collaborazione e l‘autonomia dei lavoratori. Dal 2018, ha introdotto la possibilità di lavorare a distanza per il 50% delle giornate lavorative semestrali. Grazie a formazione, comunicazione e investimenti in tecnologia, sono emersi benefici come maggiore soddisfazione dei dipendenti e un miglior benessere organizzativo.
Un altro esempio è quello di ARERA – Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente –, che ha voluto migliorare l’efficienza e ridurre i costi degli spazi. È previsto uno smart working flessibile, consentendo ai dipendenti di lavorare da casa fino a 7 giorni al mese. Questo approccio ha anche contribuito a migliorare il work-life balance e a ridurre l’assenteismo.
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Smart working Pubblica Amministrazione: il futuro tra innovazione ed efficienza
Lo Smart working Pubblica Amministrazione è un tema di grande attualità, come evidenziato in un’intervista a Paolo Zangrillo, ministro della Pubblica Amministrazione, del dicembre 2023. Durante la pandemia, il sistema pubblico ha dimostrato una notevole capacità di adattamento allo smart working, ma con la fine dell’emergenza Covid si è avviata una riflessione sulle modalità di attuazione di questo strumento.
Zangrillo ha sottolineato: «Combatto fermamente la narrazione di una pubblica amministrazione incapace di cogliere opportunità al pari del settore privato. Lo smart working offre vantaggi significativi, come la conciliazione tra vita lavorativa e privata». E Ancora «Se ben implementato, rappresenta una risorsa preziosa. Molte aziende continuano a sfruttarlo anche dopo la pandemia e non vedo perché la stessa cosa non debba valere per la pubblica amministrazione».
L’intervista ha anche affrontato l’impatto della crisi Ucraina sulla visione del lavoro agile PA, dal momento che le persone in smart hanno cominciato a richiedere il riconoscimento dei costi energetici. Zangrillo ha messo in evidenza come la crisi energetica e l’aumento dei costi abbiano influito pesantemente sulla vita di cittadini e imprese in ogni campo della vita e sicuramente non è per il lavoro agile.
Nonostante quest’ultima nota, negli ultimi due anni sono emerse molte esperienze che hanno permesso di raccogliere feedback utili per valutare possibili adattamenti futuri.
Una cosa è certa: il cambiamento rappresenta un’opportunità. Ed è bene cogliere quest’ultima.
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